Een goede manager is een luie manager.
Staat je agenda bomvol vergaderingen, maar heb je nooit tijd voor een goed gesprek? Dan doe je waarschijnlijk iets verkeerd.
Managers horen problemen niet op te lossen door hard te werken, maar door met slimme oplossingen te komen.
Dat is de mening van Martin Waaijer, auteur van het boek De luie manager, Waarom alles beter werkt als je meer tijd hebt voor de dingen die ertoe doen.
“Ik pleit voor het afschaffen van alle zinloze rituelen om te voorkomen dat je onverhoopt onvoldoende tijd hebt voor je medewerker”, aldus de expert die jarenlang als leidinggevende actief was bij internationale ondernemingen als Océ en SKF.
Zijn uitgangspunt: organiseer niets waar je medewerkers niet om vragen.
Vaak wil je personeel wel zaken bespreken, maar alleen als ze een urgent probleem hebben. Waaijer: "Maar dat kun je niet plannen."
Drie zinloze werkrituelen om vandaag nog af te schaffen:
1. Vergaderen
Toegegeven: vergaderingen kun je niet zomaar afschaffen. Wel kun je ánders vergaderen, zegt Waaijer. "De meeste managers vinden het tijdsverspilling. Het probleem met vergaderen is dikwijls dat de groepen te groot zijn, het doel niet van tevoren overeengekomen is en de agendapunten en belangrijke beslissingen niet voldoende voorbereid zijn."
Kortom: er is te weinig focus. "Iedereen heeft het gevoel met werk opgezadeld te worden en probeert weg te duiken of doet vage beloftes. De voorzitter stelt het gebrek aan voorbereiding niet aan de kaak omdat hij de sfeer niet wil bederven. Het ontaardt uiteindelijk in een rituele dans."
De oplossingen volgens Waaijer:
- Bij de meeste vergaderingen zijn te veel deelnemers. Vraag jezelf dus af wat het minimale aantal deelnemers is om een bepaald resultaat te bereiken. De rest praat je buiten de vergaderingen wel bij.
- Splits de vergaderingen op in korte vergaderingen en verzamel in de tussentijd terugkoppelingen. Probeer grote problemen op te delen in subproblemen, dan scheelt tijd en mensen die niet direct bij een onderdeel betrokken zijn.
- Organiseer eens een staande bespreking van maximaal een half uur.
- Organiseer alleen een vergadering als het niet anders kan.
- Zoek elkaar op in kleine adhocgroepjes om slechts één onderwerp waar ieder lid van de groep bij betrokken is te bespreken.
2. Agenda
Het tweede ritueel klinkt je vast ook bekend in de oren. Je krijgt in Google Calendar een uitnodiging voor een afspraak met de verwachting dat je hem zonder verdere afstemming accepteert.
"Veel agenda's fragmenteren en raken vol doordat er continu uitnodigingen voor afspraken worden rondgestuurd en vanzelfsprekend worden geaccepteerd", legt Waaijer uit. "Omdat er geen tijd wordt besteedt aan het afstemmen van het doel en de benodigde deelnemers zijn de meeste van deze afspraken uiterst ineffectief."
Het maken van afspraken met meerdere mensen is vaak een drama. Waaijer: "Eenvoudige besluitvorming duurt soms maanden, omdat men moet overleggen en ieder overleg pas over een paar weken kan."
Neem weer de controle over je eigen agenda, is zijn devies. Reserveer vaste tijdblokken in je agenda waarbinnen medewerkers bij je terecht kunnen. Een soort inloopspreekuur.
3. Voorkom burn-outs
Een rituele bezwering, noemt de expert het afscheid nemen van een deterministische benadering. Als voorbeeld noemt hij de burn-out. "Stress op zichzelf is niet per se een probleem. Het maakt je alert bij het vervullen van moeilijke taken. Chronische stress kan echter leiden tot een burn-out", legt Waaijer uit. Volgens hem vinden veel managers het een lastig onderwerp en besteden het thema liever uit aan anderen.
De manier waarop we samenwerken, daar wordt weinig aandacht aan besteedt. Het gevolg? Er wordt alleen aan symptoombestrijding gedaan.
Waaijer: "Neuropsychologe Elke Geraerts legt uit dat een burn-out ontstaat uit een combinatie uit werkomgeving en persoonlijkheid. Onze persoonlijkheid kunnen we niet veranderen, onze werkomgeving wel."
Aan jou als leidinggevende de taak om daar aan bij te dragen. Waaijer: "Een slechte baas houdt zich bezig met micromanagement, geeft geen feedback, heeft favoriete medewerkers en is onvoorspelbaar. Aan de basis hiervan ligt een fundamenteel gebrek aan leiderschap."
In de definitie van de schrijver ben je dus goed bezig als je zijn manier van de luie manager zijn volgt. Je straalt rust uit, voelt je betrokken bij je medewerkers, geeft vertrouwen en feedback, én - belangrijker - je creëert een gevoel van veiligheid en durft beslissingen te nemen.
Waaijer: "Doe je dit dan reduceer je de kans op een burn-out bij je mensen aanzienlijk. Je bespaart tijd die anders nodig is voor symptoombestrijding en laat zien dat je echt om je medewerkers geeft."
Een luie manager passief? Dat zeker niet.